Сайт сделал фрилансер, который больше не отвечает. Домен оформлен на бывшего сотрудника. Пароль от хостинга знает только прежняя студия. Такие истории встречаются постоянно, и каждый раз бизнес теряет время и деньги, а иногда и сам сайт. Защититься просто: заранее собрать у себя все доступы и убедиться, что ключевые аккаунты оформлены на вас. В статье полный список того, что должно быть у владельца на руках, и порядок, как это проверить.
Главный принцип: владелец вы, подрядчик только работает
Сайт, домен, хостинг, счётчики и рекламные кабинеты это имущество бизнеса. Подрядчику нужны доступы, чтобы работать, но аккаунты должны быть оформлены на вас или на вашу компанию. Тогда смена подрядчика проходит спокойно: вы меняете пароли и выдаёте доступы новому исполнителю.
Если аккаунт оформлен на подрядчика, формально он владелец. При конфликте или исчезновении исполнителя вернуть домен или кабинет бывает долго и сложно, а иногда невозможно.
Полный список доступов
1. Домен
- Аккаунт у регистратора домена (компании, где домен куплен и продлевается).
- Администратор домена в данных регистратора: должны быть вы или ваша компания. Это проверяется по данным регистратора, а не по словам подрядчика.
- Дата окончания регистрации и включено ли автопродление.
- Доступ к управлению записями DNS: где они настроены, у регистратора или у хостинга.
Как выбирать домен и на кого его регистрировать, разобрали в статье «Как выбрать домен для сайта компании».
2. Хостинг
- Логин и пароль от панели управления хостингом, оформленной на вас.
- Тариф, дата оплаты, способ оплаты.
- Доступы к файлам сайта: FTP или SSH.
- Доступ к базе данных.
Подробнее о выборе хостинга в статье «Хостинг для сайта: как выбрать и на что смотреть».
3. Сам сайт
- Учётная запись администратора в админке сайта на ваше имя, не общая и не чужая.
- Отдельные учётные записи для сотрудников и подрядчиков с нужными правами.
- Где лежит код сайта, если он хранится в репозитории, и есть ли у вас доступ.
- Где хранятся резервные копии и как из них восстановиться.
4. Почта на домене
- Доступ к панели почтового сервиса, где созданы ящики вида имя@вашсайт.ru.
- Ящик, на который приходят заявки с сайта, и кто ещё имеет к нему доступ.
- Настройки отправки писем с сайта: через какой ящик или сервис уходят уведомления о заявках.
5. Аналитика и поиск
- Яндекс Метрика: счётчик должен быть создан в вашем аккаунте Яндекса или вам выдан доступ с полными правами.
- Яндекс Вебмастер: сайт добавлен и подтверждён в вашем аккаунте.
- Google Search Console и Google Analytics, если используются.
Без своих данных аналитики вы не сможете проверить, что делает подрядчик. Что смотреть в Метрике, описано в статье «Яндекс Метрика: что смотреть владельцу бизнеса».
6. Реклама и карты
- Кабинет Яндекс Директа и рекламный кабинет ВКонтакте: на вас или с вашим доступом главного представителя.
- Карточки организации в Яндекс Картах и 2ГИС: владелец карточки должен быть вашим аккаунтом.
- Сообщества в соцсетях: вы среди администраторов с полными правами.
7. Сервисы, подключённые к сайту
- CRM, куда падают заявки.
- Онлайн-чат, обратный звонок, виджеты.
- Платёжный сервис для приёма оплаты, онлайн-касса.
- Сервисы рассылок, телефония, чат-боты.
8. Материалы
- Исходники дизайна, если дизайн делали отдельно.
- Логотип в векторе, фирменные шрифты и цвета.
- Фотографии, тексты, документы, которые использовались на сайте.
- Договор с подрядчиком и акты: там должно быть указано, кому принадлежат права на сайт.
Где и как хранить доступы
Список доступов это не файл «пароли.docx» на рабочем столе и не сообщение в мессенджере. Надёжный вариант:
- Пароли храните в менеджере паролей. Многие позволяют делиться отдельными записями с сотрудниками без пересылки пароля открытым текстом.
- Отдельно ведите документ без паролей: какие есть сервисы, на кого оформлены, какие логины и почты привязаны, даты продления. Этот документ можно спокойно показать новому подрядчику.
- Включите вход с подтверждением по телефону или приложению везде, где это возможно: регистратор домена, хостинг, Яндекс, почта.
- Почта и телефон для восстановления доступа должны быть вашими и действующими. Если аккаунт привязан к ящику уволенного сотрудника, это проблема в будущем.
Как проверить, что всё действительно ваше
- Сами войдите в каждый аккаунт из списка. Не верьте на слово, что доступ есть.
- Проверьте в данных регистратора, кто администратор домена.
- В Метрике и Вебмастере посмотрите, какие у вас права: владелец или только просмотр.
- В рекламных кабинетах проверьте, на кого оформлен договор и кто главный представитель.
- Проверьте, куда приходят заявки с сайта: на какой ящик и кто ещё их видит.
- Посмотрите даты окончания домена, хостинга и сертификата и включите напоминания.
Как передавать доступы подрядчику
- Выдавайте отдельную учётную запись, а не свой пароль, везде, где это возможно: админка сайта, Метрика, Вебмастер, рекламные кабинеты позволяют добавлять пользователей.
- Давайте только нужные права. Подрядчику по рекламе не нужен доступ к хостингу.
- Записывайте, кому и когда выдали доступ.
- Если пароль всё-таки пришлось передать, после окончания работ смените его.
Что делать при смене подрядчика
- До объявления о смене убедитесь, что все доступы из списка у вас есть и работают.
- Попросите у прежнего исполнителя актуальную резервную копию и описание нестандартных настроек.
- Удалите учётные записи прежнего подрядчика и смените общие пароли: хостинг, FTP, база, почта.
- Выдайте доступы новому исполнителю отдельными учётными записями.
- Попросите нового подрядчика проверить сайт и сказать, чего не хватает.
На что смотреть при выборе нового исполнителя, рассказали в статье «Как выбрать подрядчика на сайт и не нарваться на проблемы».
Если доступов нет
Ситуация частая и обычно решаемая. Начните с домена: это самое важное. Если администратор домена вы, у регистратора можно восстановить доступ к аккаунту по документам. Хостинг тоже восстанавливается через поддержку, если договор на вас. Сложнее, когда всё оформлено на подрядчика: тогда нужен разговор с ним, а в тяжёлых случаях юридическая помощь. Если исходники сайта получить невозможно, иногда проще и быстрее сделать новый сайт на своём домене.
Вопросы и ответы
Нормально, если подрядчик оплачивает домен и хостинг за меня?
Оплачивать может кто угодно, важно, на кого оформлены аккаунты. Если домен и хостинг на вас, а подрядчик просто платит по счёту и выставляет вам расходы, это нормально. Если оформлено на подрядчика, попросите переоформить.
Подрядчик говорит, что не даст доступ к хостингу, чтобы я ничего не сломал. Это правильно?
Нет. Доступ должен быть у вас. Вы можете не пользоваться им, но иметь обязаны. Работать с сайтом подрядчик может со своими учётными записями.
Как часто проверять доступы?
Раз в полгода и при каждом изменении: увольнение сотрудника, смена подрядчика, переезд на новый хостинг.
Нужно ли давать доступы всем сотрудникам?
Только тем, кому они нужны для работы, и только с нужными правами. Менеджеру, который правит цены, не нужен доступ к хостингу и регистратору домена.
Что делать, если домен оформлен на бывшего сотрудника?
Договориться о передаче домена на компанию через регистратора, пока есть связь с этим человеком. Каждый месяц промедления увеличивает риск, что домен будет утерян при просрочке оплаты.
В Нотиксе сайт, домен и доступы оформляются на клиента. Если вы не уверены, что все доступы к вашему сайту у вас, мы поможем собрать их и проверить в рамках технической поддержки, в том числе для сайтов, сделанных другими студиями.
